Z osobą niepełnosprawną przeprowadza się rozmowę i ustala przedmiot sprawy, następnie kieruje się do  odpowiedniego urzędnika właściwego rzeczowo do rozpatrzenia bądź wyjaśnienia sprawy. Udzielenie osobie niepełnosprawnej pomocy w dotarciu do miejsca obsługi.
Osoby doświadczające trudności w komunikowaniu się mogą załatwiać sprawy w Urzędzie przy pomocy inej osoby, którą może być  osoba, która ukończyła 18 rok życia i została wybrana przez osobę uprawnioną.
Osoba ta ma być pomocna w załatwieniu spraw w Urzędzie w zakresie;  polskiego języka migowego, sposobu komunikowania się osób głuchoniewidomych.